Aplikacije za evidenciju vremena i zadataka - put za bolji uspjeh i produktivnost (+ UPITNIK)

Natrag
Svibanj 04, 2020
Vrijeme čitanja: 6 minuta

Vrijeme je novac i zato je, neovisno o našem zanimanju, upravljanje vremenom ključno za postizanje maksimalne produktivnosti. Vjerujemo da ćete se složiti kako je vrlo lako ponekad izgubiti fokus, formirati loše navike, upasti u kolotečinu prokrastiniranja i lijenosti. Nekad nam samo treba poticaj, odnosno “push” kako bi se opet organizirali i vratili nazad svoje radne navike. Ili možda stekli nove? Neovisno o tome jeste li freelancer, zaposlenik ili vlasnik tvrtke ili pak radite unutar tima, svima nam je cilj povećati produktivnost i uspješnost u onome što radimo i čime se bavimo. Prije par godina pojavili su se alati i aplikacija za praćenje vremena i evidenciju radnih zadataka koji pomažu boljoj organizaciji i postizanju zadanih ciljeva. Benefiti tih aplikacija su brojni, a još im je veća popularnost. Zašto je tako i kako vam mi u tome možemo pomoći, saznat ćete dalje u tekstu.


1. Praćenje vremena
Kako mislimo da provodimo svoje vrijeme i kako ga zapravo provodimo su često dvije različite stvari. Većinu vremena smo svjesni onog što radimo, ali i dalje ne znamo koliko smo potrošili vremena za pojedinu aktivnost. Aplikacije za praćenje vremena i evidenciju zadataka rade upravo to - prate vrijeme koje se troši na pojedine aktivnosti kako bi na kraju mogli precizno odrediti na što treba staviti veći fokus i pratiti ide li sve po planu. Aplikacije također mogu pratiti one “leteće” zadatke koji se odrade tijekom dana iako ih nismo planirali, ali oduzimaju određeni dio vremena i često prođu nezapaženi kao što su pozivi klijenata, sastanci, e-mailovi, sastavljanje to-do liste, komunikacija s radnom okolinom.


2. Evidencije zadataka i sastavljanje to-do liste
Jedan od najljepših osjećaja je kada završimo to-do listu. Bilo da je dnevna, tjedna ili mjesečna, onaj osjećaj kada prekrižimo sve stavke na to-do listi jednostavno je neopisiv. Aplikacije za praćenje vremena i evidenciju zadataka imaju mogućnost kreiranja to-do lista i pripadajućih podzadataka. Ukoliko koristite aplikaciju za svoje poduzeće ili tim, unutar pojedinih to-do lista možete sastavljati to-do liste za svoje zaposlenike ili članove tima, preslagivati prioritete unutar te liste i na taj način bolje planirati projekte i pratiti njihov razvoj, a ako dođe do problema ili zastoja možete na vrijeme intervenirati. Ako aplikaciju koristite kao pojedinac, način korištenja je isti, osim što sami sastavljate svoju to-do listu i sami slažete prioritete. Prilikom sastavljanja to-do lista budite svjesni svog i kapaciteta svojih zaposlenika, postavite realne rokove i ciljeve kako bi se održalo zdravo radno okruženje i kako ne bi došlo do manjka motivacije i produktivnosti.


3. Profitabilnost
Aplikacije za praćenje vremena sadrže izvještaje koji vam mogu otkriti koliko vremena ste potrošili na određene zadatke. Imajući na umu kompleksnost zadatka, lako ćete uočiti jednostavne zadatke na koje rasipate previše vremena. Praćenjem vremena utrošenog na pojedine projekte lako ćete izračunati troškove izrade i tako odrediti profitabilnost i cijene svojih usluga.


4. Prikladnost za pojedince i za organizacije
Aplikacije za praćenje vremena i izradu to-do liste idealne su za organizaciju rada malih ili velikih timova, freelancere i pojedince koji žele pratiti svoju produktivnost. Aplikacije se mogu prilagoditi potrebama pojedinca ili tima, a tvrtkama može olakšati organizaciju i koordinaciju cjelokupnog poslovanja.


5. Detaljan izvještaj
Detaljan izvještaj o raspodjeli vremena i izvršenim zadacima pruža uvid o stvarnoj produktivnosti u radnom danu. Jedna od prednosti aplikacije za praćenje vremena je što kao vlasnik tvrtke ili voditelj tima stječete cjelovitu sliku o tome na što vaši zaposlenici ili članovi tima troše vrijeme te ih možete usmjeriti na prioritetne zadatke ili im pomoći ukoliko zapnu u izvršavanju određenog zadatka.


6. Dostupnost na većini platformi i sinkronizacija podataka
Većina nas, bilo da se radi o poslovnim ili privatnim obavezama, život vodi u pokretu. Preko mobilnih uređaja vodimo bilješke, komunikaciju s klijentima i kolegama i zapravo cijelu organizaciju dana. Aplikacijama za praćenje vremena i evidenciju zadataka možete pristupiti online što je odlična stvar za one koji rade u uredu, ali i na terenu. Osim što se štedi papir, štedi se vrijeme, prostor i novac jer na jednom mjestu imate sve što vam treba, a pristup podacima i dokumentima je omogućen u svako doba i na bilo kojem mjestu.


7. Jednostavnost korištenja
Intuitivno i user-friendly sučelje omogućava jednostavno dodavanje zadataka i praćenje vremena. Opcije koje aplikacije nude lako se savladavaju neovisno o prethodnom iskustvu u radu sa sličnim online rješenjima


8. Praćenje vremena potiče motivaciju i disciplinu
Last but not least, čak i ako ste osoba koja je jako motivirana i koja nikad uzaludno ne troši vrijeme, uvijek ima prostora za napredak. Imajući pred sobom listu zadataka, lakše ćete pratiti napredak projekta, biti svjesni utrošenog vremena što može pozitivno utjecati na poboljšanje vaše koncentracije i odvesti vas do još boljih rezultata. Kada je pred svakim članom tima jasno izložen razvojni put projekta i svatko ima uvid kako svojim radom doprinosi tom projektu, tada je lako održati visoku razinu motivacije i timski duh.


Praćenje vremena ključno je za razumijevanje načina na koji provodite svoje vrijeme te za uspostavljanje balansa između privatnog i poslovnog svijeta. Kad znate koji zadaci vam oduzimaju najviše vremena, možete početi razmišljati o tome je li to vrijeme dobro potrošeno. Zadaci koji troše najviše vremena ne zahtijevaju nužno i najviše napora za dovršavanje ili ne donose najviše vrijednosti, već se često događa upravo suprotno. Aplikacije za praćenje vremena i evidenciju zadataka mogu biti više od osobnog alata za produktivnost i učinkovitost. Mogu biti alat za praćenje rada cijelog tima i mogu biti sredstvo za uspješnije poslovanje. Neovisno jeste li zaposlenik, freelancer, voditelj tima ili vlasnik tvrtke ključno je znati gdje i na što vam vrijeme odlazi.



Želimo vam puno uspjeha u organizaciji i poslovanju! Za sva pitanja i nejasnoće slobodno se javite Agilos IT timu na info@agilosit.com


UPITNIK

Autor Jadrana Marelja

"Praćenje vremena ključno je za razumijevanje načina na koji provodite svoje vrijeme te za uspostavljanje balansa između privatnog i poslovnog svijeta. Kad znate koji zadaci vam oduzimaju najviše vremena, možete početi razmišljati o tome je li to vrijeme dobro potrošeno."

Jadrana Marelja

Pravni savjetnik

Želiš podijeliti? Slobodno!

Kvalitetna, inovativna i jednostavna rješenja su ono što nas čini
uspješnima, razgovarajmo o vašim idejama.